Čárový kód – spása muzeí?

14.6.2006 se na semináři v Rajhradě sešlo množství muzejníků, aby si poslechli něco o čárových kódech. Mnozí si odnesli dojem, že Čárový Kód je cosi nadpozemského, co vyléčí všechny neduhy chabé evidence sbírek. Jenže ono to je trošku jinak.

Čárový kód je pojem z téže kategorie jako Arial, Current a Times, jako psací a tiskací písmo, jako Morseovka a slepecké písmo. Je to jen jiný způsob grafického znázornění číslic a případně i písmen a dalších znaků. Na rozdíl od běžného písma se systém tlustých a tenkých čar se širokými a úzkými mezerami dá snadno strojově číst. Známe to z obchodu. Když selže čtečka kódu, tak pokladní ručně opíše ekvivalent napsaný běžnými číslicemi pod čárovým kódem. Někdy se při tom ještě překlepne. Jinak řečeno – jediný rozdíl mezi ručním opsáním čísla do počítače a sejmutím čárového kódu je v rychlosti a přesnosti tohoto přepisu.

Čárových kódů je celá řada, některé umí zaznamenat číslice i písmena a další znaky a lze v nich zapsat cokoliv, třeba celou Bibli, jiné umí jen číslice. Většina z nich přidává k samotnému “číslu” pevné délky ještě nějakou kontrolní cifru, dopočtenou z ostatních číslic a čtečka pak může na základě stejného dopočtu kontrolovat správnost a úplnost přečteného “čísla”.  To je případ kódu UPC či EAN známého z obchodu.

V obchodě je kasa se čtečkou připojena na počítač s databází výrobků. Číslo ze čtečky (nebo z klávesnice) počítač vyhledá v databázi, přidá odpovídající název a cenu na účtenku, ale také odečte položku ze skladových zásob atd. Každý typ výrobku musí mít číslo jedinečné. Čísla však tisknou rozmanití výrobci a tak je zaveden systém přidělující každému státu a výrobci jedinečný kód, k němuž pak výrobce přidává svoje číslo výrobku.

Na rozdíl od obchodu s mnoha výrobci a se stejnými čísly na všech výrobcích téhož druhu potřebujeme v muzeu individuální označení každého jednotlivého předmětu a toto označení (obvykle inventární číslo) si přidělujeme sami. Doba, kdy se naši zřizovatelé domluví na celosvětově jednotném označování muzeí (o celosvětové databázi sbírkových předmětů ani nemluvě), ještě nenastala, jen se pomalu blíží. Knihovny například své Sigla už mají dávno.

Přínos čárového kódu pro muzea je v tom, že při jakékoliv manipulaci s předmětem a vyhledávání jeho záznamu v databázi je rychlejší a bezchybné získat číslo předmětu čtečkou než ručním opsáním. Předpokladem ovšem je, že napřed pro všechny předměty čárové kódy vytisknete a na předměty nalepíte nebo přivážete! To jest v podstatě provedete kompletní inventarizaci fondu. A to je, i podle zákona, práce na několik let.

Co jsme viděli v Rajhradě kromě krásně opravené části obrovského zpustlého kláštera?

Muzeum Brněnska muselo urychleně přestěhovat sbírku asi 25 tisíc předmětů z Ivančic do Rajhradu a při té příležitosti se rozhodlo vylepšit jejich ne zcela dokonalou evidenci a přerovnat je do nových regálů jinak, podle nároků na prostředí, tj. podle materiálu, velikosti, váhy atd. A také alespoň jistou část z nich nafotografovat. Úkolu se s pomocí Dr. Tomolové ujala firma Bach a vyvinula poměrně jednoduchý, ale velmi účinný systém, prvotně určený jen na zmíněné stěhování. Základní myšlenka řešení je až geniálně prostá, někomu může připadat až kacířská:

Všechny předměty se na původním místě očíslují “jak leží a běží” zcela novými čísly, v podstatě pořadovými. Čísla se v podobě ceduliček s čárovým kódem nalepí či přivážou na předměty a do seznamu těchto čísel v počítači se připíše název předmětu, a inventární a přírůstkové číslo (jsou-li) a oklasifikuje se materiálová kategorie předmětu. Podstatné je, že se označí všechny předměty, každý, bez přemýšlení a dohledávání v dosavadní evidenci.

Podobně se očísluje, oklasifikuje každé úložné místo v novém depozitáři. V počítači se přiřadí předměty k novým úložným místům, právě s ohledem na jejich velikost, počet a nároky na prostředí. To vše ještě před vyjmutím ze starého depozitáře. Při nakládání se navíc číslují a čárovými kódy označují přepravky a v počítači se nim “přilepí” naložené předměty – jejich čísla už se zadávají s pomocí čtečky. Při této manipulaci lze předměty fotografovat a vzniklé obrázkové soubory v počítači “přilepovat” k předmětům.

Jsou tedy v počítači tři propojené seznamy: předměty, přepravky a cílová úložná místa. A navíc ještě případně fotky předmětů. Kdekoliv cestou a zejména pak při ukládání do nového depozitáře se porovnáním s počítačem dá kontrolovat obsah přepravek a místo jejich určení. Podobně pak lze kontrolovat obsah v nových regálech. Bylo by však přehnané považovat to za inventarizaci podle zákona, ten požaduje porovnání předmětu s kompletním úředním evidenčním záznamem, kdežto stěhovací databáze obsahuje v podstatě jen názvy předmětů, nic víc, a jen u některých fotografie.

Nicméně prostřednictvím inventárního čísla se dá stěhovací databáze propojit na řádnou evidenci v Bachu (nebo Demusu nebo v čemkoliv jiném). Pokud se číslo čárového kódu předmětů a úložných míst do Bachu či Demusu přímo přenese, tak už se celá stěhovací databáze dá po přestěhování zcela smazat a při jakékoliv další manipulaci identifikovat předměty pohodlně čtečkou. Pokud by stěhované sbírky už na začátku byly perfektně evidované, tak by se místo číslování “jak leží a běží” dala čárovým kódem vytisknout a používat přímo čísla inventární.

Nemohu si odpustit poznámku, že Demus obsahuje v botanickém modulu tisk evidenčních (inventárních, paginačních) čísel v podobě čárových kódů od roku 2001, diskuze z doby vzniku je ke stažení na www.citem.cz. Nevíme však o nikom, kdo by  tuto možnost používal. Teprve letos si muzeum v Přerově podobně upravilo tisky etiket v Zoologii. Dalším rádi pomůžeme. Až si polepíte čárovými kódy všechny předměty a koupíte čtečku (musí umět kód označovaný “3of9” a může stát od necelých dvou až po celých třicet tisíc), tak si o něco urychlíte muzejní agendu zabudovanou v Demusu, zejména inventarizace a výpůjčky. Stěhování však Demus neřeší, je to výjimečná událost a Demus už tak je pro mnohé příliš komplexní a dokonalý. Se stěhováním se obraťte na Bacha, jejich řešení je elegantní a účinné.

Vedle čárových kódů existují i jiné identifikační systémy, zejména radiofrekvenční identifikace RFID. Identifikační čip nemusí čtečka přímo vidět, takže například v knihovně stačí kolem regálu jen projít, na nic nemusíte sahat a všechny signatury máte opsané. Čipy však dnes ještě nejsou tak levné jako čárové kódy a nejsou tak ploché jako čárové kódy. Zítra však …

Ani jeden z těch systémů vám dokonalou evidenci sám nevybuduje, podobně jako ji nevybudoval sám psací stroj ani sám počítač. Přičinit se musíte sami. Podstata výše popsaného stěhovacího systému se nezmění, když místo čárového kódu budete čísla číst a psát ručně, jen to bude trošku pomalejší. Použijete-li RFID, bude to zase totéž, ale naopak ještě pohodlnější než s čárovým kódem. Přínos muzea Brněnska vidím v tom, že sbírku nestěhovali jako většina jiných prostým naložením na vůz, a že si dobrou zkušenost nenechali pro sebe.