Poslední aktualizace 5.11.2001
Návod pro Demus99
BOTANIKA
Obsah
Úvod	
Formulář Sbírky	
Formulář Systém	
Standardní akce (inventarizace, zápůjčka, odpis, ...)	
Export a import sbírkových dat	
Přehled tabulek	
Tisky	
Import dat z AISM	
Převod dat z předchozí verze (DEMUS BOT)	
Porovnání Demus99, DEMUS a AISM pro botaniku	

Úvod
Tento text navazuje na obecný návod k instalaci a použití Demus, který je v textu Navod.rtf. Zde se již obecné věci neopakují, popisují se jen specifika pro aplikaci Botanika (BOT2), tedy zejména vyplňování formuláře k tabulce Sbírky, práce s taxonomickým systémem a operace spojené se zápůjčkami. Je zde i seznam tiskových sestav.
Přesnější programátorský popis (zadání) aplikace Botanika není pro běžného uživatele potřebný. Je částečně v pracovním textu Botani_Z.rtf (cca 6 stran) a částečně přímo v databázovém souboru DemusBot.mdb ve služebních tabulkách _Tabulky, _PoleTabulek, atd. Tyto popisné údaje lze vytisknout (sestava _Zadání), a případně převést na dokument Word.
Doporučený základní pracovní postup:
1. Zvolte tabulku (formulář) Sbírky, nastavte si vhodně kopírování údajů, vyplňujte data podle terénních záznamů.
2. Vyfiltrujte nově zapsané záznamy (např. podle data sběru) a vytiskněte etikety.

Formulář Sbírky
U každého pole je nápověda, klepněte na ně pravým tlačítkem myši. Zde jsou uvedena jen problémová pole:
Číslo - identifikační (paginační, inventární) číslo herbářové položky nebo číslo floristického záznamu. 
Titulek označuje celou trojici polí (interně zvaných Řada, PořČ, Lomení). Tato trojice polí musí obsahovat jedinečné označení záznamu (položky). V “normálních” muzejních oborech jsou to tři části inventárního čísla. Botanika je výjimkou. Z pragmatických důvodů jsou v některých muzejních pracovištích označovány inventárními čísly větší celky (rody, čeledě, dokonce celé skupiny několika kmenů) a pro identifikaci jednotlivých herbářových položek se používají čísla paginační. Na některých pracovištích používají jedinou řadu paginačních čísel bez ohledu na čísla inventární, jinde je paginačních řad více a odlišují se písmeny.
Po zevrubné analýze používaných systémů identifikačních čísel jsme nakonec zůstali u modelu shodného s ostatními oborovými aplikacemi Demus. Na rozdíl od nich je však do trojice polí Řada, PořČ a Lomení nutno zapsat jak inventární, tak i paginační číslo. Tedy obě čísla zkombinovat. Je třeba si uvědomit, že:
- na etikety, různé inventární seznamy apod. se jako číslo tiskne celá uvedená trojice polí spojená,
- první pole je textové a má 5 míst, druhé je numerické a má 8 míst, třetí je textové a má 3 místa,
- automatické zvyšování čísla na novém záznamu se aplikuje na poslední pole (Lomení), není-li vyplněno, tak na prostřední pole (PořČ). Přenos a zvyšování lze vypnout přes ikonku Oko v nástrojové liště nahoře.
Pro odlišení floristických záznamů od sbírkových předmětů je třeba mít zvláštní řadu floristických čísel, její označení je v prvním okénku, v nabídkové roletce je doporučené označení @. Záznamy v této řadě se zobrazují se zeleným záhlavím. Můžete si však zvolit jaké chcete označení, i několik různých označení pro několik různých řad floristických záznamů.
Podrobnější obecné vysvětlení najdete u InvČ v obecném Navod.rtf.
Pro evidenční číslo celé sbírky v Centrální evidenci sbírek dle zákona 122/2000 je dole na kartě Základ pole CES.
Pro jiná (stará) čísla je pole JináČ na druhém řádku záhlaví.
Ozn - slouží až při práci s hotovými záznamy pro jejich označování. Viz obecný Navod.rtf.
PřírČ - přírůstkové číslo - viz obecný Navod.rtf. Jediný rozdíl - po zadání čísla, které dosud není v tabulce PřírKniha, se karta Akvizice (vpravo dole) neotevře automaticky, a chcete-li tam něco zapsat, musíte na její záložku klepnout ručně. Napřed ovšem musí být vyplněno Nomen, Určil, DatUrč, Sběratel a DatSb.
Herbář - nestačí-li vám oficiální zkratky v nabídkové roletce, musíte nechat prázdné.
Skupina - musí být vyplněna a slouží zejména k omezení nabídky pro další pole Nomen. Oproti dřívějším verzím došlo ke zrušení samostatné skupiny Lišejníky a jejímu začlenění pod Houby.
Nomen - jméno druhu, případně jen rodu, čeledi,... Doporučujeme z klávesnice zapsat tolik prvních písmen, až naskočí správné rodové jméno, klávesou End skočit na konec, a napsat několik písmen druhového jména, až naskočí správně celé. 
Tlačítko s tečkami umožní vyhledat jméno vylučovacím způsobem v systémovém “stromu”. Začněte vyplněním nejjemnější úrovně, kterou víte, např. čeledi, tj. klepněte na tlačítko Čeleď, vyberte kombinací zápisu prvních písmenek a dohledání z roletky. Nabídka rodů je pak omezena jen na zadanou čeleď. Vyberte si vylučovacím způsobem. Atd.
Poklepáním (nebo tlačítkem Určení) dostanete dole možnost zapsat další jména, zejména při redeterminaci. Slouží však i pro kombinované vzorky obsahující více “propletených” druhů. Jeden z nich označte v poli Hlavní.
Na pomalém počítači dosáhnete výrazného urychlení práce tím, že celé nepotřebné větve taxonomického stromu zrušíte, viz kapitolka Formulář Systém. Omezíte-li se např. jen na vyšší rostliny, tak počet jmen v nabídce klesne z 55 tisíc na 7 tisíc.
Hlavní - normálně nechejte zaškrtnuté a běžte dál. Využije se jen při zadání více druhů v “propleteném” vzorku, tedy v dolní opakovací části. Alespoň jedno ze jmen však musí zůstat zaškrtnuté jako hlavní.
DatUrč a DatSběru jsou textová pole na rozdíl od DatZap a DatSt a dalších, která jsou datumová.
Do DatUrč a DatSběru můžete zapsat cokoliv, ale v zájmu řazení doporučujeme data psát ve tvaru rok-měsíc-den, včetně levostranných nul u dní a měsíců. (1965-02-25)
Do DatZap a DatSt musíte psát úplné datum ve tvaru den.měsíc.rok. (25.2.1965)
Stav - podrobnější slovní popis aktuálního stavu patří do pole PopisSt dole na kartě Základ. Nahoru už se nevešlo.
Lokalita - výběr z roletové nabídky dříve zapsaných lokalit (tabulka Lokality). Lze zapsat i novou lokalitu a vyplnit k ní ihned další údaje do formuláře Lokality. Tyto údaje se fyzicky překopírují na záznam Sbírky a lze je tam upravit, pro každou herbářovou položku z téže lokality to může být poněkud jinak. Nijak se ovšem nekontroluje “podobnost” s údaji lokality.
Lokalita je dána svým zkráceným názvem. Ten musí být jedinečný. Změníte-li v názvu i jen jediné písmenko, jde již o novou lokalitu. Pokud chcete opravit název lokality nebo dodatečně změnit některý z jejích údajů, musíte zavřít Sbírky a na základní nabídce zvolit tabulku Lokality. Provedené změny se pak uplatní na všech nových záznamech tabulky Sbírky s touto lokalitou.
Na formuláři Lokality stojí za zmínku tato pole:
Lokalita - zkrácený název lokality, pro identifikaci a na tisky “pracovních” tabulkových sestav.
GeoLok - úplné označení lokality, pro tisk etiket a jiných “parádních” sestav.
Oblast - výběr z doplňovatelné nabídky (tabulka Oblasti).
Katastr - pokud nevíte, tak zvolte napřed Okres a nastavte si omezení tlačítkem “Katastry z okresu”. 
Po výběru katastru vám program nabízí automatické přejmenování lokality jménem katastru. Jméno katastru nahradí celý opsah pole Lokalita a vloží se před text v poli GeoLok. Využívejte toho, tj. prvotně pište do pole Lokalita jediné nesmyslné písmenko. Pozor na to, že pole Lokalita je kratší než pole Katastr, dlouhé názvy se mechanicky uříznou. Upravte je v poli Lokalita do rozumné podoby.
ZŠířka, ZDélka - neznámé minuty a vteřiny není nutno zapisovat. Jsou-li obě souřadnice vyplněny s přesností alespoň na minuty, dopočte se Čtverec. Doporučujeme zapisovat souřadnice odpovídající systému WGS-84, používá ho GPS. Hodnoty odečtené z vojenské mapy TM10, TM25, se vztahují ke Krasovského elipsoidu, hodnoty z novějších vydání ZM10 k Besselovu elipsoidu a obojí se od WGS-84 liší, v ČR až o 150m. 
Čtverec - pokud dosud nejsou vyplněny souřadnice, dopočtou se automaticky, vykřičníky na místech vteřin indikují, že spočtené souřadnice odpovídají středu čtverce a ten se může lišit od bodu sběru až o 3 minuty u šířky a 5 minut u délky. Pokud souřadnice již jsou vyplněny, tak se dodatečná změna v poli Čtverec do nich nijak nepromítá.
Zpět na formulář Sbírky:
EkoChar - upřesňuje stanoviště v rámci lokality.
Pozn - pomocné technické údaje (ošetření apod.). Často používané údaje pište s jednotným předznačením a do hranatých závorek, např. [Historie: .....]. Hranaté závorky zapíšete jako Alt-91, Alt-93.

--- Následují pole z dolní části formuláře Sbírky, jsou zde vždy uvedena jménem karty na níž leží. Modrá linka nad jménem karty na formuláři ukazuje, že karta už není zcela prázdná, že obsahuje data.
Základ: Stupnice a Pokryv - zkratka v poli Stupnice modifikuje nabídku hodnot pro pole Pokryv tak, že nabízí jen hodnoty ze zvolené stupnice. Slouží pro fytocenologická pozorování, odpovídá programu Turboveg.
Manipulace: ČDoklInv - česky: odkazy na inventarizační revize (tab. InvRevize). Obecné pojmenování odpovídá ostatním modulům Demus, kde jsou i odkazy na výdejky, příjemky, badatelské listy, apod.
Manipulace: DatMan - datum kontroly tohoto konkrétního předmětu, na rozdíl od dat počátku a konce celé inventarizační revize na form. InvRevize.
Akce: Revers - česky: odkazy na zápůjčky (tab.Reversy). Obecné pojmenování odpovídá ostatním modulům Demus, kde jsou i odkazy na ošetření, výstavy, bádání, apod.
Dokumentace:  týká se doprovodné dokumentace, zejména fotodokumentace a textů, jak hmotných (film, papír a jiné klasické nosiče), tak digitalizovaných do podoby souborů a připojených k prohlížení.
Dokumentace: TypDok - přečtěte si nápovědu a uvádějte kódy pro klasické nosiče (negativ, pozitiv,...), i když tento dokument případně naskenujete do počítače a připojíte.
Dokumentace: ČDok - pokud označujete dokumentaci přímo identifikačním číslem herbářové položky či floristického záznamu, nemusíte sem zapisovat nic.
Dokumentace: Pořadí - obrázek s nejnižším číslem se zobrazuje. Tiskne se jen obrázek s číslem jedna. Začnete-li číslovat od dvojky, uvidíte obrázek na obrazovce, ale ne na tiscích.
Dokumentace: Dokument - jméno a umístění souboru s obrázkem nebo jinou dokumentací (textový soubor, zvuk, video). Můžete zapsat ručně, ale vzhledem k riziku překlepů doporučujeme klepnout na tlačítko Nalistovat a soubor vyhledat. Viz též obecný Navod.rtf.
Reference: odkazy na literaturu, publikace a katalogy. Vedle Ref je třeba vyplnit i Str.

Formulář Systém
Formulář Systém zobrazuje společně tabulky Systém a Nomina a slouží k prohlížení taxonomického systému, k nenávratnému(!) rušení nepotřebných větví taxonomického stromu (pro urychlení práce s ním) a výjimečně i k přidávání a úpravám jmen v systému. Editace jmen však není určena pro začátečníky. Při zápisu nových jmen zaručuje formulář správné nastavení vazeb jak k nadřízeným taxonům, tak i mezi synonymy.
Nezkoušejte do tabulek Systém a Nomina zapisovat přímo v Accessu bez formuláře, riziko poškození vazeb je velké a není vyváženo žádným ziskem.
Taxonomický systém je naplněn daty z různých zdrojů:
vyšší rostliny (cca 7 000 jmen) Dr K.Sutorý, Brno, dle Kolbek 1982, česky většinou dle Květena ČR (Hejný, Slavík)
mechy (cca 1 700 jmen) Dr M.Blehová, Nitra, důkladná revize Dr I.Novotný, Brno,
houby (cca 40 500 jmen) J.Slavíček, Hradec Králové, z různých zdrojů,
lišejníky (cca 2 800 jmen) Mgr J.Halda, Rychnov n.Kn.,
řasy (cca 4 600 jmen) Dr M.Blehová, Nitra, důkladná revize Dr O.Skácelová, Brno.
Modrý titulní pruh okna udává úroveň zobrazených taxonů (třídy, řády, ...)a jména konkrétních nadřízených taxonů.
Velké černé šipky v zeleném záhlaví slouží ke změně úrovně.
V políčku vlevo od velkých šipek lze zvolit aktuální taxon, nabídková roletka je řazena abecedně a nabízí jen platná jména dané úrovně ve zvolené větvi.
Levá část obrazovky ukazuje opět platná jména dané úrovně ve zvolené větvi, řazena jsou dle pořadí zápisu.
Mezi řádky se můžete pohybovat pomocí dolní lišty, nebo myší, šipkami, nebo výběrem z abecední nabídky nahoře.
Na zeleném záhlaví uprostřed je tlačítko pro otevření okna do podřízené úrovně, jsou tam vždy jen taxony podřízené aktuálnímu taxonu vlevo. Ušetří to ruční skákání o úroveň níž, ale zpomaluje to přechody mezi řádky vlevo.
Podobně lze nastavit zobrazení okna pro synonyma (přesněji pro všechna jména aktuálního taxonu, v jasných případech je tam tedy jen jediné validní jméno). Opět to brzdí přechody.
Pro editaci jmen je nutno napřed tlačítkem odemknout záznamy.
Pro usnadnění exportu a importu systému slouží pole Ozn a tlačítka Zrušit Ozn, Umazat ”_”, ”Odstranit ”_”, čtěte samostatné kapitolky Export a Import o kousek dále.
Poznámka 1: Do taxonomického systému jsme přidali pomocnou skupinu Additamenta s jedním fiktivním kmenem, třídou, atd. Do této větve se při práci na formuláři Sbírky a při importech automaticky dávají všechna nová “neznámá” jména. Všechna nová jména (tedy i rody, čeledě,...) se dávají na úroveň druhů. Pokud bychom je měli zařazovat na správnou úroveň, tak bychom se vás při každém novém jméně použitém na formuláři Sbírky museli ptát hned i na všechna jména nadřízená. Jako nová však zadáváte obvykle jména exotů a příslušnou větev v systému ani nechcete mít. Zde na formuláři Systém je ovšem můžete přenést na správné místo (na správnou úroveň do správné větve).
Poznámka 2: Formulář pro každou úroveň je samostatný, všechny vypadají stejně a zobrazují se přes sebe. Klasické zavírací tlačítko okna zavírá jen nejvrchnější formulář, kdežto tlačítko Zavřít zavře vše najednou.
Rušení taxonů (včetně všech taxonů podřízených a všech jejich synonym):
Najeďte v příslušné větvi systému na požadovaný taxon (vlevo). Označte celý řádek (klepnutím na označovací čtvereček zcela vlevo) a řádek zrušte (klávesou Delete). Odstraní se i všechny podřízené taxony. Pozor - zrušené taxony nelze obnovit!!!  
(Potřebujete-li obnovit zrušený taxon, tak si uschovejte databot.mdb, instalujte znovu Demus, exportujte ze Systemu co potřebujete do eximport.mdb, nahraďte instalovaný databot.mdb tím uloženým a importujte do Systému z eximport.mdb.)
Pro urychlení práce se systémem je možno odstranit celé nepotřebné větve taxonomického stromu. Rušení obsáhlých větví (kmenů, tříd) tímto způsobem je však velmi pomalé. Počítejte s tím.
Doplňování a změny jmen
Konzultujte předem s koordinátorem botaniky Dr.Sutorým. Odemkněte editaci (tlačítko Zámek).
Přidání taxonu (platného jména): Najeďte v příslušné větvi systému na potřebnou úroveň. Na první volný řádek (hlavní okno vlevo) zapište nové jméno, ukončete Enter. Taxony se budou později v nabídce ukazovat v pořadí dle zápisu, řaďte je tedy rozumně.
Pokud se objeví hlášení “Duplicitní hodnota ...”, tak musíte jméno změnit nebo smazat (Esc). Kontroluje se celá tabulka Nomina, kolizi tedy může vyvolat shodné jméno i na jiné úrovni a v jiné větvi systému, dokonce i v jiné skupině (houby, řasy, ...).
Přidání synonyma: Najeďte v příslušné větvi systému na potřebnou úroveň. Klepněte Zobrazovat Nomina. Na první volný řádek v okně Nomina zapište nové jméno, ukončete Enter. Do pole Val zapište “s”.
Pozor - okno Nomina je nyní ve variantě pro editaci (tzv. dialogové okno) a musíte je před opuštěním vždy zavírat.
Výměna platného jména a synonyma: Prostě zapište “v” k požadovanému jménu do Val, u dosavadního jména se automaticky změní “v” na “s”.
Zrušení taxonu: viz předchozí kapitolka. 
Zrušení synonyma: Najeďte v příslušné větvi systému na potřebnou úroveň. Zapněte okno Nomina vpravo. Najeďte v něm na potřebné jméno. Označte celý řádek (klepnutím na označovací čtvereček vlevo) a řádek zrušte (klávesou Delete). Pamatujte, že musí zůstat alespoň jedno jméno a že právě jen jedno jméno musí mít “v”.
Přesun taxonu (včetně všech podřízených a synonym) do jiné větve systému: Najeďte na potřebný taxon (vlevo), zkopírujte jeho jméno do schránky (Ctrl-C), nerušte(!), přejděte na nové místo v taxonomickém stromu a na nový řádek přidejte jméno ze schránky (Ctrl-V). Potvrďte dotaz o přemístění.
Při přesunu jméno neměňte - kdyby bylo různé od původního, tak je Demus zařadí jako nové a původní nezruší.
Převedení taxonu na synonymum jiného taxonu - jde o dvě výše popsané akce: zrušení taxonu a přidání synonyma, s tím, že původní jméno taxonu si před jeho zrušením nakopírujete do schránky (Ctrl-C) a použijete místo ručního zápisu synonyma (Ctrl-V).
Export systému
Exportují se taxony se zaškrtnutým Ozn. Se zobrazeným validním jménem jdou i všechna jeho synonyma a zejména všechna jména všech podřízených taxonů včetně synonym.
Před exportem tedy napřed smažte všechna dosavadní Ozn tlačítkem Zrušit Ozn, označte jeden nebo více taxonů (mohou být na různých úrovních, např. dva kmeny a k nim několik čeledí z jiných kmenů) a zvolte Soubor - Export.
Import systému
Před importem si určitě zálohujte celý soubor DataBot.mdb.
Před importem není nutno nulovat pole Ozn. Import lze startovat z kterékoliv úrovně taxonomického stromu, výsledek to nijak neovlivní.
Import je velmi pomalý, např. na Pentiu 200 trvá import pěti tisíc jmen asi 15 minut.
Rozlišujeme dvojí import systému, běžný a z centra:
Běžný import zachová všechna jména v dosavadním systému a přidá nově příchozí. 
Import z centra nahradí celý systém novým systémem z centrální distribuce. Ponechá jen jména ve větvi Additamenta, a navíc mezi Additamenta přesune ta jména z původního systému, která jsou použita ve Sbírkách, ale v novém systému už nejsou (nebo jsou tam v jiné podobě).
Nová jména se do systému mohou dostat též při importu sbírkových záznamů od uživatele s jinak naplněným systémem. Neznámá jména se zařadí do pomocné větve Additamenta. Je žádoucí je ručně přeřadit na správné místo systému. Čtěte samostatnou kapitolku Export a import sbírek.
Totéž se stane i při počátečním importu dat z předchozí verze, čtěte kapitolku Převod dat z předchozí verze.
Další odstavce se týkají běžného importu systému. 
Na rozdíl od importů ostatních tabulek se kolize neřeší přímo při importu (okamžité kvalifikované rozhodnutí by bylo nad síly uživatele), ale kolizní záznamy se přijmou, jen před jméno se pro identifikaci a pro zabránění duplicity předsadí podtržítko, číslo a rozlišující znak (mříž nebo vlnovka).  Například: _1#Abies,    nebo  _1~Abies.
Mříž označuje záznamy, jejichž jméno už v Systému je, ale je zařazeno na jiném místě taxonomického stromu.
Vlnovka označuje záznamy, lišící se od svých jmenovců ostatními údaji, zejména validitou, Dostálovým číslem,...
Po ukončení importu je žádoucí probrat všechna jména s podtržítkem, najít jejich dvojníky a rozhodnout, které zachovat a které zrušit. Postupujte shora podle systému, mnohdy se vyskytne celá početná větev označená podtržítky jen proto, že jejich nadřízenému byl opraven překlep. Celou větev můžete po opravě odstranit zrušením jejího nadřízeného.
Pro dohledávání zbývajících problémů po importu je k dispozici tisk Nejasnosti v Systému (dostupný přes Soubor - Tisk). Je to seznam všech jmen začínajících podtržítkem, u každého jsou uvedena jména nadřízených taxonů. 
Pro usnadnění práce slouží tlačítka vpravo nahoře.
Tlačítko Umazat ”_” odstraní úvodní podtržítkovou sekvenci ze všech jmen se zaškrtnutým Ozn a ze všech jejich podřízených, použijte je pro zařazení kolizních příchozích jmen, když jste již zrušili jejich dosavadní jmenovce. Napřed tedy zrušte jmenovce bez podtržítek, tlačítkem Zrušit Ozn vymažte všude Ozn a zaškrtnete je jen u jmen, která chcete převzít včetně všech jejich podřízených.
Tlačítko Odstranit ”_” naopak fyzicky zlikviduje všechna jména s podtržítkem (bez ohledu na Ozn), použijete je tedy na závěrečné dočištění, nebo když ztratíte trpělivost na individuální řešení kolizí.
Výhledy
V tabulce System už je pole IPNICABI pro vazbu na systém IPNI (International Plant Names Index) a nebo CABI (Commonwealth Agricultural Bureaux Intenational, obdoba pro houby). Zatím je to prázdné, čeká se na dost silný podnět k naplnění, asi hromadně, ale zřejmě s velkým dohledáváním rozdílů.
V tabulce System je pole Česky, pro běžné druhy vyšších rostlin je naplněno. Zatím se nijak nevyužívá.

Standardní akce (inventarizace, zápůjčka, odpis, ...)
Zhruba totéž, co se píše zde, je i v nápovědě k jednotlivým formulářům. Klepněte pravým tlačítkem myši na šedivém pozadí formuláře.
Inventarizační revize
Buď máte předem seznam inventárních (paginačních) čísel, která chcete prověřit, nebo postupujete po regálech a zapisujete co vidíte. Demus umožňuje obojí.

Revize po (vytipovaných) inventárních číslech
1. Zvolte tabulku Sbírky, vyfiltrujte a hromadně zaškrtněte v Ozn předměty k revizi.
2. Zvolte tabulku InvRevize, vyplňte základní údaje v horní části formuláře, klepněte Přidat Ozn. Příslušná inventární čísla naskočí do řádků v dolní části formuláře.
3. Pro revizi s papírem bez počítače si vytiskněte neúplný protokol na papír, tam pak k inventárním číslům připisujte údaje o aktuálním stavu, datum revize apod. Dopsané údaje dodatečně doplníte do počítače.
Pro revizi s počítačem jen záznamy seřaďte podle InvČ a ke zkontrolovaným předmětům průběžně dopisujte potřebné údaje, zejména dnešní datum (Ctrl-středník) do DatMan, případně změňte Stav.
4. Po zkontrolování a zapsání všech předmětů do počítače vytiskněte protokol.

Revize po regálech
1. Zvolte tabulku InvRevize, vyplňte základní údaje v horní části formuláře. Spodní část nechejte prázdnou.
2. Procházejte systematicky depozitář, pro každý nalezený předmět vyplňte InvČ (vyberte z roletky, nebo sejměte čárkový kód z etikety), automaticky naskočí dnešní datum do DatMan. Zkontrolujte zápis se skutečností, případně změňte Stav, ...
Při revizi bez počítače si jen pište inventární čísla (a stav a datum), do počítače je stejným způsobem zapište dodatečně.
Takto projděte celý depozitář. Ještě zbývá zkontrolovat úplnost.
3. Otevřte tabulku Sbírky, vyfiltrujte záznamy z kontrolovaného depozitáře, zaškrtněte je hromadně v poli Ozn.
4. Znovu otevřte InvRevize, klepněte Přidat Ozn. Seřaďte podle DatMan. Řádky s nevyplněným datem musíte dohledat.
5. Vytiskněte protokol.
Poznámka 1: Nezapomeňte, že pokud je vyplněno DatMan, musí být vyplněn i Stav.
Poznámka 2: Čísla ve formě čárového kódu na etiketách mohou urychlit práci, ale musíte je na etiketách mít. Když teď začnete tisknout etikety s čárovým kódem, tak teprve vaši následovníci ocení jejich výhody. Používáme standardní kód 3of9, je jím vytištěno označení herbáře a číslo položky (InvČ). Rozpozná ho každý snímač čárových kódů.

Zápůjčka
Terminologická poznámka: Občanský zákoník zná pouze tyto pojmy:
     výpůjčka - bezplatné dočasné přenechání věcí (je-li to za úplatu, jde o nájem),
     půjčitel - ten, kdo věci přenechává,
     vypůjčitel - ten kdo dočasně užívá.
Slovo zápůjčka zákoník nezná vůbec, slovo půjčka se hodí jen pro peníze apod., kdy není nutno vrátit fyzicky tytéž věci. V muzeích a galeriích se naopak tradičně mluví o půjčkách (někdy i za úplatu), zápůjčkách a reversech.
Po dlouhém rozhodování jsme pro tabulku, formulář a sestavy zvolili zažité neutrální slovo revers, na papírových výstupech ctíme občanský zákoník a v návodech a v nápovědě rozlišujeme zápůjčku (svoje věci dočasně přenechám jinému) a výpůjčku (někdo mi dočasně poskytne své věci).
Základní pravidlo je to, že výpůjční smlouvu vystavuje a její podobu i obsah si víceméně diktuje správce předmětů, tedy půjčitel.
Botanický modul neobsahuje anglický ani německý tisk reversu podle závazného vzoru MK ČR z ledna 1998. V případě potřeby najdete tyto texty mezi dokumentací (ReversE.rtf, ReversD.rtf). Seznam předmětů do nich převezmete z níže popsaného českého reversu převedením do Wordu a umazáním českého textu.
Postup (základní český revers)
1. Zvolte tabulku Reversy, vyplňte pole Revers, DatOd, DatDo.
2. Dole na kartě Předměty připojte záznamy Sbírky,
buď po jednom vyplněním InvČ (zápisem či výběrem z roletky),
nebo hromadně tlačítkem Přidat Ozn (předem je vyfiltrujte v tabulce Sbírky a zaškrtněte Ozn).
3. Vytiskněte Revers, zkontrolujte, podepište, případně se vraťte, změňte a tiskněte znovu, atd.
4. Při výdeji z depozitáře vyplňte pole Převzal.
5. Při vrácení do depozitáře vyplňte Přijal a DatVr.

Odpis
1. U všech předmětů, které chcete vyřadit, vyplňte na formuláři Sbírky na kartě Odpis pole DůvOdp.
2. Vytiskněte Žádost o vyřazení, objeví se na ní všechny sbírkové záznamy, kde je vyplněn DůvOdp a dosud není vyplněno DatOdp.
Doplňte ji o vyjádření sbírkové komise, případně o policejní protokol a prostřednictvím ředitele předejte zřizovateli muzea.
3. Po návratu (částečně) schválené žádosti proveďte fyzické vyřazení (likvidaci, převod apod.) a doplňte k příslušným záznamům tabulky Sbírky pole SchvalOdp, ZpÚb, DatOdp, ČDoklOdp, případně NovýMaj, Pozn.
Při prohlížení tabulky Sbírky budou mít odepsané záznamy jinak podbarvené záhlaví. Rozhoduje o tom vyplněné DatOdp. Důrazně doporučujeme záznamy fyzicky z tabulky Sbírky nelikvidovat, nikdy nevíte.  Přinejmenším počkejte do doby pravidelného exportu pro Inventář v modulu Evidence, aby i tam se promítly údaje o vyřazení. Jinak budete v majetkoprávní evidenci předměty mít jako živé a ve Sbírkách po nich nebude ani stopa. 
Dle přípisu MKČR z 9.7.1999 není pro jím řízená muzea odcizení sbírkového předmětu důvodem k vyřazení z evidence. 
Podle zákona 122/2000 jsou důvody k vyřazení ze sbírky jen neupotřebitelnost, přebytečnost, výměna nebo ztráta.
Podle Metodického pokynu 53/2001 k tomuto zákonu jsou důvody k vyřazení ze sbírkové evidence jen neupotřebitelnost a přebytečnost. Podle oficiálního výkladu spadá ztráta pod neupotřebitelnost a výměna je důsledkem přebytečnosti.

Export a import sbírkových dat
Obecný popis je v Navod.rtf. V botanice je jediná zvláštnost, taxonomický systém. Uživatelé by do něj neměli příliš zasahovat, ale možnost k tomu mají. Přinejmenším se počítá s tím, že si docela běžně použitím “neznámého” jména v poli Nomen na formuláři Sbírky doplní toto jméno automaticky do pomocné větve systému zvané Additamenta. 
Při exportu a importu sbírkových záznamů se musí všechna použitá jména přenést spolu se sbírkovými záznamy. Všechna se dávají na úroveň druhů, i když jde případně o vyšší taxony. Vy byste si po importu měli v Systému tato Additamenta prohlédnout, najít k nim platné ekvivalenty a ve Sbírkách chybná jména nahradit patřičnými ekvivalenty. Můžete to ovšem odložit  a udělat kdykoliv později, nebo dokonce nedělat vůbec.
Pro pohodlnější provedení těchto úprav vašich sbírkových dat je určen pomocný formulář xNahradNomen.
Práce s ním je popsána v kapitolce Převod dat z předchozí verze, neboť při něm jde o totéž, jen v daleko větší míře.

Přehled tabulek
Základem je tabulka Sbírky. Jeden její záznam obsahuje základní údaje o jednom sbírkovém předmětu, v botanice o jedné herbářové položce, případně o jednom pozorování. Na obrazovkovém formuláři jsou tyto údaje v horní části a na kartách Základ a Akvizice.
Mnohé údaje jsou však neomezeně opakovatelné a jsou uložené v samostatných pomocných tabulkách. Na základním formuláři jsou zobrazeny na vyměnitelných kartách Vznik, Materiály, Míry, atd.
Některé údaje společné více předmětům jsou uloženy v oddělených “nadřízených” tabulkách, například údaje o nabytí v tabulce PřírKniha. Do této skupiny patří dále tabulky Lokality (a Oblasti), Literatura (a Periodika, Autoři, KlíčeLit), Adresář. Podobně jsou zřídka používané údaje odsunuty do pomocných tabulek, v botanice jde jen o tabulku Odpis, případně o individuální tabulku SbírkyPlus.
Pro jednotnost a usnadnění zápisu se používají seznamy (slovníky) přípustných hodnot. Některé jsou jednotné, pevné, závazné (ZpAkvizice, StavyISO, Herbáře, Pokryvnost, Skupiny). Jiné jsou doplnitelné, některé z nich zpočátku zcela prázdné (v botanice žádný), nebo s nějakým základním obsahem (InvŘady, Oddělení, Katastry, Okresy, Státy). Při práci se postupně naplňují použitými novými výrazy. Nebudou tedy ani jednotné, ani závazné. Do kategorie doplnitelných slovníků patří i tabulky Systém a Nomina, jejich vazby a editování však podléhají přísnějším pravidlům.
Fixní a doplnitelné slovníky jsou v seznamu označeny, uživatelské datové tabulky jsou bez označení.
Úvodní písmena vlevo jsou interní zkratky tabulek, zvídavějším z vás mohou být užitečné při vlastních nadstavbách.
Základní tabulky, všechny dodáváme prázdné, všechny až na PrirKniha jsou editovatelné 
S	Sbirky	základní tabulka sbírkových předmětů
SP	SbirkyPlus	pomocné individuální údaje ke sbírkovým předmětům
P	PrirKniha	přírůstková kniha (needitovatelná)
OD	Odpisy	údaje o odpisu
Ostatní datové tabulky, všechny až na Adresar dodáváme prázdné, všechny jsou editovatelné
IV	InvRevize	protokoly inventarizačních revizí 
RV	Reversy	zápůjčky a výpůjčky (reversy) 
L	Lokality 	seznam lokalit 
OB	Oblasti 	seznam oblastí
LT	Literatura	seznam literatury, publikací 
AU	AutoriLit	autoři k literatuře 
PE	Periodika	tirážní údaje časopisů 
KL	KliceLit	klíčové výrazy k literatuře 
A	Adresar	muzea, galerie, sběratelé, konzervátoři,..., dodáváme s adresami muzeí (asi 340), doplnitelný
OA	OkruhyAdr	zkratky pro tematické zařazení adres.
Tabulky pro opakovatelná pole, všechny dodáváme prázdné, všechny jsou editovatelné 
SB	Sběratelé	jména sběratelů
UR	Určení	jména vzorků s daty a jmény determinátorů
DK	Dokumentace	doprovodná dokumentace (kopie, reprodukce, související video- a audiozáznamy)
RF	Reference	odkazy na literaturu
AK	Akce	vazby na dlouhodobé akce s předmětem (v botanice jen reversy)
MN	Manipulace	vazby na manipulace s předmětem (v botanice jen inventarizační revize)
Seznamy a slovníky oborové, některé fixní, některé doplnitelné, z nich některé dodáváme prázdné
SY	Systém	Struktura taxonomického stromu, asi 34 tisíc záznamů, doplnitelný
NO	Nomina	jména taxonů, asi 57 tisíc záznamů, doplnitelný
SK	Skupiny	seznam běžně používaných skupin (vyšší rostliny, mechy, houby, řasy), fixní
IR	InvRady	zavedená první písmena inventárních čísel, 2 záznamy, doplnitelný
OE	Oddeleni	seznam oddělení, 1 záznam, doplnitelný
HE	Herbáře	zkratky herbářů, 56 záznamů, fixní
PO	Pokryvnost	zkratky (kódy) pokryvnosti do fytocenologických snímků, 110 záznamů, fixní
Seznamy a slovníky obecné
ST	Staty	seznam států, 82 záznamů, doplnitelný
OK	Okresy	seznam okresů, 166 záznamů, doplnitelný
KT	Katastry 	seznam katastrů, 13173 záznamů, doplnitelný
SI	StavyISO       	číselník stavů předmětů, 5 záznamů, fixní
TD	TypyDok	slovník zkratek pro typy doprovodné dokumentace, 35 záznamů, fixní
ZA	ZpAkvizice	slovník zkratek pro způsoby akvizice, 13 záznamů, fixní
DO	DuvOdpisu	slovník zkratek pro důvody odpisu (proč odepsáno), 9 záznamů, fixní
ZU	ZpUbytku	slovník zkratek pro způsoby úbytku (jak naloženo), 10 záznamů, fixní
Pomocné prázdné tabulky - struktury pro speciální exporty
IE	InvExImp	struktura pro export do Inventáře v modulu Evidence
SX	SbírkyX	struktura pro export do výměnného tzv. sjednoceného formátu
Údržba obecných tabulek je centrální. Každý uživatel své připomínky předává oddělení informatiky MZM Brno, které s novou verzí Demus dodává i opravené tabulky. Pro údržbu oborových tabulek platí obdobný model s tím, že redakci zajišťuje oborová komise při AMG, resp. jí jmenované odborné pracoviště, nyní Dr Karel Sutorý, MZM Brno, ksutory@mzm.cz.

Vazby tabulek
Tabulek je tak mnoho a jejich vazby tak propletené, že by bylo neúnosně pracné zde celý systém jakkoliv vykreslovat. Vazby lze zobrazit v Accessu v databázi DemusBot.mdb volbou Nástroje - Relace, pak Relace - Zobrazit všechny.

Tisky
Celkem je v botanickém modulu asi 75 tiskových sestav. Každý tisk je sdružen s nějakou tabulkou. Vyberte tabulku, klepněte Záznamy a volte z menu Soubor - Tisk. Vyberte tisk, klepněte OK. Podrobněji viz Navod.rtf.
Mnoho sestav je ve dvou nebo i více variantách. Jednotné nebo množné číslo v názvu sestavy (např. Karta - Karty) indikuje, zda se tiskne jen z jednoho právě zobrazeného záznamu , nebo ze všech záznamů (přesněji ze všech podle aktuálního filtru). Vyfiltrováním jediného záznamu můžete tedy i z hromadných tisků dostat jediný list.
Různých variant tisků je takové množství, že jsou zde zhruba popsány jen ty složitější a významnější z nich.
Doporučujeme vyzkoušet na nějakých hodně vyplněných datech všechny varianty a pak v praxi používat jen ty nejvhodnější.
Při tisku se (pokud není u konkrétní sestavy uvedeno jinak) ctí platný filtr a řazení záznamů.
Sestavy ale “nerozumí” filtru podle údaje, který se na formuláři zobrazuje jinak, než jak je uložen v tabulce (např. katastr vidíte slovy, ale v tabulce je fyzicky uloženo jen jeho číslo). Týká se to polí Skupina a Katastr na formuláři Sbírky a polí Katastr, Okres a Stát na formuláři Lokality. Před tiskem se v tom případě objeví hláška “Sestava nepoužije filtr z formuláře”. Musíte to obejít volbou Záznamy - Příprava pro speciální filtr... Slovní ekvivalenty se tím přenesou do pole Služ. Pak filtrujte podle pole Služ, sestava to bude respektovat.

Při tisku karet s obrázkem se z tabulky Dokumentace tiskne jen dokument (soubor), který má Pořadí=1.
V některých případech se do společného tiskového sloupce skládají údaje z více polí těsně za sebe, nevyplněná pole nazabírají tedy místo, ale údaje nejsou v zarovnaných sloupcích.
Tabulka	Název tisku		Popis tisku								
Sbírky	Inventární seznam	jeden řádek pro jednu herbářovou položku, místo pro ruční poznámky
				též varianta využívající celou A4 na šířku
				též varianta bez lokace (aby se vešlo na řádek)
	Karty			klasické muzejní katalogizační karty A5, tisk po dvou na čisté archy A4,
 				též varianta s obrázkem
	Karty do tiskopisu	totéž bez čar pro tisk po jedné do tiskopisů A5 ze zásob
	Etikety			standardní etikety (schedy) na herbářové listy, mnoho variant 
				mj. i varianty s číslem ve formě čárového kódu
	Rejstřík rodů - čísla	abecedně řazený seznam rodů, u každého výčet čísel (InvČ)
	Rejstřík rodů - druhy	abecedně řazený seznam rodů, u každého výčet čísel  (InvČ) a jmen druhů 
	Rejstřík rodů - lokality abecedně řazený seznam rodů, u každého výčet lokalit
	Sběry			přehled sběrů podle lokalit, chronologicky (***v první etapě není požadován)
	Žádost o vyřazení	Žádost o povolení odpisu
PřírKniha	PřírKniha		jednoduchý opis základních údajů, několik variant
Adresář	Adresář - telefony	telefoní seznam
	Adresář - stručný	seznam adres
	Adresní štítky  	adresní samolepky v několika variantách, lze upravit dle návodu v Tisky.rtf.
				- jeden až tři sloupce štítků na archu
				- s adresou zaměstnavatele (nadřízené instituce)
Lokality
	Lokality   		abecední seznam lokalit (zkrácený název a plný popis)
	Lokality dle katastrů	přehled lokalit po okresech a katastrech
	Lokality dle oblastí	přehled lokalit po oblastech
	Lokality - druhy	abecední seznam lokalit, u každé soupis druhů
Reversy	Seznam zápůjček	chronologicky řazený přehled zápůjček
	Revers			výpůjční smlouva
Revize	Protokol			Protokol inventarizační revize
System	Nejasnosti v Systému	seznam nedořešených kolizí po importu (jména s podtržítky)
	Nomina			slovník česko-latinský a latinsko-český (aby ta česká jména neležela zcela ladem)
Vzhledem k rozmanitosti požadavků i dat nemohou tyto tisky zdaleka vyhovovat všem. Jsou míněny spíše jako vzory pro modifikaci a tvorbu vlastních tiskových sestav, návod je v Tisky.rtf.

Import dat z AISM
Import dat z AISM byl součástí první zkušební verze DEMUS BOT pracující v Access 2.0. 
Pokud tuto aplikaci DEMUS BOT máte, tak jste si už data z AISM do ní asi převedli. Nyní tedy čtěte jen následující kapitolku o převodu ze starší verze DEMUS do nové verze Demus99.
Pokud tuto cestu nemůžete použít proto, že první zkušební verzi DEMUS BOT nemáte, tak se nám prosím ozvěte. Za nejschůdnější považujeme převod dat přes první verzi u nás.
Převod dat z předchozí verze (DEMUS BOT)
Obecně je převod popsán v Navod.rtf. V botanice je jediná zvláštnost, taxonomický systém. V této nové verzi je obsahově vylepšený a tedy poněkud jiný než v první verzi. Může se stát, že některá jména, která máte použita ve sbírkových záznamech, nyní už v systému nejsou. Obvykle proto, že byla opravena, jsou tam v jiné podobě a automaticky se nenajdou. Při převodu dat se i taková jména musí ze starého systému do nového systému přenést, ale jsou umístěna do pomocné větve zvané Additamenta. Všechna se dávají na úroveň druhů, i když ve starém systému šlo případně o vyšší taxony. Vy byste si měli v Systému tato Additamenta prohlédnout, najít k nim nové ekvivalenty a ve Sbírkách zastaralá chybná jména nahradit novými ekvivalenty. Můžete to ovšem odložit  a udělat kdykoliv později, nebo dokonce nedělat vůbec.
Pozor, k tomu, abyste poznali, zda se jména v novém systému úspěšně našla, nebo zda byla zařazena mezi Additamenta, nestačí prohlížet data na formuláři Sbírky. Tam nepoznáte vůbec nic. Musíte ze základní nabídky zvolit tabulku (formulář) System a v něm se přes Additamenta-kmen, Add.třída, atd. dostat až na úroveň druhů. Správně by tam měly být jen exoty a jiné speciality, které v novém systému skutečně v žádné podobě nejsou. Ostatní byste si měli poznamenat, ve Sbírkách změnit a potom v Additamentech zrušit.
Pro pohodlnější provedení těchto jednorázových úprav vašich sbírkových dat je určen pomocný formulář. Ze základní nabídky Demus přejděte do Accessu, na kartě Formuláře najděte a otevřte xNahradNomen.
V horním poli se nabízí jen ta jména použitá v záznamech Sbírky, která v systému jsou ve větvi Additamenta, tedy mimo korektní část systému. Vyberte si jedno z nich a v dolním okénku mu ze všech jmen z korektní části systému najděte ekvivalentní a odklepněte OK. Demus tuto záměnu provede na všech záznamech Sbírky a původní jméno v systému ve větvi Additamenta zruší.
Takto po jednom přiřaďte a nahraďte pokud možno všechna jména z Additament, až roletka u horního políčka bude prázdná. Pak tancujte maděru.
Porovnání Demus99, DEMUS a AISM pro botaniku
Botanickou aplikaci AISM používalo asi 25 pracovišť, vedle muzeí i university a CHKO. Protože zhruba splňovala jejich potřeby, zachovává podobnou formu i DEMUS (první zkušební verze pod Access 2.0) a tento Demus99. Základní osa aplikace vede od co nejpohodlnějšího zápisu sběrů k tisku etiket (sched) na herbářové listy.
Změny jsou dány zejména snahou využít širších možností systému Access:
- Fyzicky jsou od sebe odděleny informace o různých typech objektů (herbářový list, přírůstkový záznam, evidence zápůjček, obecné údaje o druhu, popis lokality, profil sběratele).
- Některé údaje lze neomezené opakovat (více sběratelů, historie odborného určení, v Demus99 i obrázky, vazby na zápůjčky, historie inventarizačních revizí, odkazy na literaturu ).
- Elegantnější vzhled, větší nabídka tiskových sestav, pohodlnější a rychlejší filtrování, atd.
- Demus99 poskytuje i možnost tisku čárového kódu, bohaté možnosti exportu a importu částí taxonomického systému.
--- konec ---