CES on-line: Analýza výchozího stavu
Správa sbírek muzejní povahy ve vlastnictví státu je dána platnou legislativou. Za sbírky muzejní povahy ve smyslu zákona se ovšem považují jen ty, které jsou zapsány v CES na MK ČR. Povinně zde musí být zapsány všechny sbírky ve vlastnictví státu, krajů a obcí a nepovinně sbírky ve vlastnictví jiných právnických i fyzických osob.
CES je veřejnosti přístupným informačním systémem a přispívá tak ke zvyšování informovanosti o muzejních sbírkách i o muzeích samotných. Vytvořil tak základní podmínky pro ochranu sbírek po vstupu ČR do Evropských společenství, protože definoval část kulturního pokladu (vedle národních kulturních památek, kulturních památek a archiválií), na niž se vztahuje výjimka z volného pohybu zboží v EU.
Aplikace CES obsahuje:
a) administrativní část – zde se zapisují sbírky, promítají se změny evidenčních čísel sbírek, zpracovávají se povolení k vývozu a zaznamenávají vývozy sbírkových předmětů do zahraničí.
b) část určenou veřejnosti – obsahuje základní informace o sbírkách a písemné charakteristiky podsbírek s možností přidat několik fotografií (což však využívá dosud jen malé procento správců). Veřejná část CES je přístupná přes webové stránky MK ČR, sekce Rejstříky a evidence a dále Centrální evidence sbírek, nebo přímo http://ces.mkcr.cz.
Zákon o sbírkách vedle centrální evidence zavádí také povinnost žádat o aktualizaci stavu sbírky, pokud dojde ke změnám údajů, které byly použity při zápisu sbírky do CES. V současné době CES již obsahuje značné množství údajů (388 sbírek tvořených 2619 podsbírkami, polovina září 2014). Zapisování a aktualizace údajů však probíhá poměrně komplikovaným procesem, z části oběhem dokumentů v listinné podobě, z nichž jsou pak údaje prostřednictvím pomocné aplikace CESIK přenášeny dávkově do CES. Modifikace dat neprobíhají on-line přímou editací.
Elektronický systém CES slouží také pro administraci vývozů sbírkových předmětů do zahraničí a umožňuje evidovat i záznamy hlášení krádeží. I v těchto případech je postup založen na výhradně listinném základě.
CES je v současnosti jedinou databází popisující prakticky všechny sbírky muzejní povahy v ČR. Ve své současné podobě svou těžkopádnou komunikací přináší velké obtíže nejen všem muzeím a galeriím, ale i příslušnému pracovišti na MK ČR, kde navíc mají povinnost archivovat velké množství povinných příloh (kopií evidenčních záznamů). CES není interoperabilní s žádnými jinými systémy, nepočítáme-li komunikaci s pomocnou aplikací CESIK.
Na úrovni EU je evropskými organizacemi a institucemi, které jsou nositeli a správci obsahového materiálu budována Evropská digitální knihovna s cílem využívání multimediálních zdrojů a zvýšení dostupnosti v oblastech využívání informačních zdrojů bohatého kulturního dědictví Evropy.
Europeana je založena na tzv. full-textovém vyhledávání a funguje jako multimediální internetový portál, který je založen na jedinečném technickém a obsahovém řešení. Primárně se orientuje na kontextuální informace o předmětu, včetně jeho vizuální podoby a zároveň umožňuje prostřednictvím jednoduchého přístupu i k detailnímu obsahu (text, obrázek, video, audiovizuální záznam). Systém Europeany respektuje plnou kontrolu vlastníků a správců dat nad výběrem předmětů, které jsou digitalizovány a zpřístupněny.
Vzhledem k uvedeným technickým a obsahovým kvalitám Europeana definuje následující požadavky, které jsou v kompetenci národních institucí:
– Zabezpečení dlouhodobé ochrany digitálních hodnot
– Poskytnutí agregovaných informačních služeb odborné a široké veřejnosti
– Umožnit kvalitní a lákavou prezentaci informací, která přitáhne zájem veřejnosti
– Vytvoření konceptu, který je možné soustavně rozvíjet jak kvalitativně tak i funkčně
Z jednoduché analýzy vyplývá, že stávající informační systém MKČR jak po stránce technické tak i obsahové v oblasti vzniku, správy, ukládání a zpřístupnění elektronických dokumentů ve vlastnictví nebo správě muzeí a galerií ČR výše uvedená kritéria nesplňuje. Odpovědí na nové požadavky má být projekt CES on-line.
