Zobrazení zdroje stránky Směrnice k tvorbě a správě digitální dokumentace

Tato směrnice vychází z obecného materiálu [[Digitální dokumentace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty]] (CITeM 2005) a ze schválené [[Koncepce tvorby digitální dokumentace|Koncepce tvorby digitální dokumentace v ''instituci'']]. Digitální dokumentace představuje rozšíření dosavadní převážně textové dokumentace a pro potřeby této směrnicece používáme stručnější výraz "digitalizace".

==Předmět a cíle digitální dokumentace==
Digitální dokumentací se rozumí textová data, statická obrazová data, videosekvence a zvuk, uložené v digitální podobě a vzájemně propojené ve strukturované databázi.

Tvorba digitální dokumentace pokrývá dvě základní oblasti:

1. dokumentace sbírkových (a případně i nesbírkových) předmětů 

2. dokumentace jevů (situací, událostí) s vazbou i bez přímé vazby na sbírkové předměty, přičemž výsledek se může a nemusí stát sbírkovým předmětem.

===Cíle digitální dokumentace sbírkových předmětů===
''Seřaďte, případně upravte:''

* identifikace pro potřeby evidence a v případě krádeže nebo ztráty,
* prevence poškození snížením potřeby manipulace, dlouhodobé prezentace apod.
* zpřístupnění maximálního množství informací o předmětu laické i vědecké veřejnosti, 
* konzervace předmětu v digitální podobě - alespoň částečná náhrada pro případ jeho zničení.

===Cíle digitální dokumentace jevů===
''Seřaďte, případně upravte:''

* zachycení událostí významných z hlediska funkce organizace jako paměťové instituce,
* dokumentace aktuálního stavu dlouhodobě probíhajících přírodních jevů,
* ...

===Organizační zajištění===
''Upravte, popř. doplňte podle místních poměrů:''

Tvorbu digitální dokumentace v celé organizaci metodicky vede a koordinuje pověřený pracovník nebo organizační útvar, v dalším textu "digitalizační pracoviště". Vlastní digitální dokumentace sbírkových i nesbírkových předmětů a jevů je úkolem jednotlivých odborných pracovníků, kteří pro specializované činnosti využívají spolupráce digitalizačního pracoviště.

Digitalizační pracoviště: ''organizační zařazení, podřízenost, kompetence''

Osoby pověřené prováděním digitální dokumentace: ''názvy funkcí popř. i dílčí pracovní úkoly''

Roční plán obrazové digitalizace na jednotlivých pracovištích/odděleních: ''způsob a termín zpracování, stručný popis schvalovacího procesu''

''Vzor ročního plánu digitalizace je k dispozici na http://www.citem.cz/digit/digit.html nebo v příloze''.

Časový harmonogram činnosti digitalizačního pracoviště: ''organizace školení pracovníků provádějících digitální okumentaci, akce vyžadující spolupráci mimo stálé digitalizační pracoviště, tvorba (+ kontrola a obnova) záložních medií, další aktivity.''

Postupy uplatňované při tvorbě digitální dokumentace musejí vycházet z metodiky (viz dále) a nesmějí porušovat závazná pravidla manipulace se sbírkovými předměty, archiváliemi atd. Digitální dokumentace vyžaduje často jiný způsob manipulace s předměty než jaký je obvykle běžný. Bude-li oddělení (pracoviště) vyžadovat osobní účast zástupce digitalizačního pracoviště, musí být pořizování dokumentace přítomen správce příslušné sbírky a materiál ke zpracování musí být předem připraven.

==Metodika==
Obecně je metodika digitalizace popsána v dokumentu [[Digitální dokumentace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty]] (http://www.citem.cz/digit/digit.html).

Předměty určené k obrazové digitalizaci musí být předem zadokumentovány v příslušné oborové aplikaci databázového systému ''Demus, BACH atd.'' K záznamům v textové databázi je pak postupně přiřazována digitální obrazová dokumentace.

Digitální záznamy jevů a událostí je nutno co nejdříve připojit k textovému záznamu s popisem jevu / události v databázovém systému ''Demus, BACH atd.''

===Pořizování textových dat===
Pro textovou dokumentaci sbírkových předmětů se používá systém ''Demus, BACH atd. Rozdělení, který oborový modul pro který sbírkový fond. Stručný popis sdílení dat na síti, nebo rozdělení dat na jednotlivé počítače a strategie integrace dat.''

Nové přírůstky se zapisují přímo do databáze, dokumentace starších fondů se opisuje z dosavadní papírové dokumentace - ''katalogizační karty, inventární kniha; popsat, zda v jednom průchodu kompletní údaje, nebo nejprve jen základní (které) a zbytek později (kdy), kdo odpovídá za odborný obsah, za úpravy v nastavitelných uživatelských slovnících. Stanovit pravidla pro pořadí přepisu.''

===Snímání a úprava obrazu, videosekvencí, zvuku===
Základní etapa pořizování digitální obrazové dokumentace se týká jen níže uvedených sbírkových fondů a skupin předmětů a v uvedeném pořadí: ''vyjmenovat''

Podobně pro videosekvence a zvuk.

Podobně pro dokumentaci nesbírkových předmětů, situací, jevů, akcí.

====Příprava sbírkových předmětů====
''Rozdělení sbírkových předmětů do skupin - pro snímání v ateliéru digitalizačního pracoviště, v improvizovaném ateliéru v blízkosti depozitáře, přímo v depozitáři.
Výběr, vyhledání a vyjmutí předmětů z depozitáře, práce se skupinami předmětů.
Transport, zajištění v průběhu transportu (proti poškození, zcizení atd.).

Před vlastním pořízením digitální dokumentace musí být předmět vyňat z depozitáře (popř. jiného místa uložení). Provádění dokumentace přímo v depozitárních prostorách je možné jen výjímečně (křehké a obtížně manipulovatelné předměty) a to pouze za předpokladu, že je k dispozici mobilní technické vybavení pro tuto činnost a práce probíhá za dozoru a na zodpovědnost správce zde uložené sbírky (sbírek).

Zbavení ochranných obalů, očištění (přípustné postupy a vybavení).

Předměty určené k dokumentaci je nutné zbavit případných krycích obalů a prachu. U předmětů krytých obtížně snímatelným sklem (obrazy, některé entomologické sbírky, atd.) lze pro méně náročné využití výjimečně připustit foto- a videodokumentaci přes sklo s použitím polarizačního filtru.''

====Snímání obrazu====
''Pro každou skupinu objektů s podobnými nároky rozvést, nejlépe v samostatné příloze:''

Snímací zařízení: ''fotoaparát, skener, atd.''

Pozadí: ''konkrétní požadavky na barvu, materiál, způsob instalace (u skeneru obvykle odpadá)''

Kompozice záběru: ''způsob aranžování, umístění identifikačního čísla, měřítko, šířka okrajů,…''

Markanty: ''zachycení typických znaků předmětu, opakované snímání předmětu z různých pohledů,…''

Parametry snímání: ''osvětlení předmětu, parametry snímacího zařízení (rozlišení, barevná hloubka,…)''

Formát základního souboru: ''výstupní grafický formát (typ, nastavení komprimace,…)''

====Úprava obrazových dat====
Otočení: ''do "přirozené" polohy, jen o násobky 90°.''

Ořez: ''minimální a maximální velikost okrajů kolem předmětu''

Úprava: ''doporučené způsoby úpravy kontrastu, jasu, gamma korekce, zaostření, atd.''

Jména souborů: viz dále

Odvozené kopie: ''popis parametrů odvozených kopií základního souboru s digitálním obrazem (náhledové snímky, soubory pro www stránky, předlohy pro tisk atd.)''

====Snímání vidosekvencí====
''Pro každou skupinu objektů s podobnými nároky rozvést, nejlépe v samostatné příloze:''

Kompozice: ''možnost aranžování scény (kdy je přípustné), výběr pozadí, identifikace objektů v záběru, způsob snímání různých stran téhož objektu''

Parametry snímání: ''osvětlení, použité kamerové zařízení, nativní videoformát (záznamové medium, komprimace, atd.)''

====Úprava videosekvencí====
Postup: ''použitý software a hardware, převod do PC, doporučené (povolené) úpravy, uložení originálních záznamů, formát & kodek''

Úpravy: ''střih - minimální a maximální délka úvodních a koncových sekvencí, doplnění informací o snímku do zaváděcí stopy, další úpravy obrazové a zvukové složky záznamu.''

Jména souborů: 'viz dále

Odvozené kopie: ''popis parametrů odvozených kopií základního souboru s digitálním záznamem (soubory pro www stránky, offline prezentace, promítací smyčky, atd.)''

====Snímání zvuku====
''Pro každou skupinu objektů s podobnými nároky rozvést, nejlépe v samostatné příloze:''

(Elektro)akustika snímku: ''dozvuk, akustické tlumení, modulace, další parametry nahrávacích prostor a signálové trasy''

Postup: ''zdroj zvuku, nahrávací (zapisovací) zařízení, způsob záznamu identifikačních údajů, délka snímku...''

Základní zvukový soubor: ''formát, vzorkovací frekvence, bitová hloubka A/D převodu, atd.''

====Úpravu zvuku====
Postup: ''použitý software a hardware, doporučené (povolené) úpravy, uložení originálních záznamů, digitální zvukový formát''

Úpravy: ''střih - minimální a maximální délka úvodních a koncových sekvencí, doplnění informací o snímku do zaváděcí stopy, další úpravy záznamu.''

Jména souborů: viz dále

Odvozené kopie: ''popis parametrů odvozených kopií základního souboru s digitálním záznamem (šíření na www, zvuková CD, MP3 & OGG kompilace, atd.)''

====Jména souborů====
''Platí pro statická obrazová data; pro videosekvence a zvuky přiměřeně doplňte.''

# Soubor s digitální podobou sbírkového předmětu se označí vždy inventárním číslem. Pro přehlednější řazení souborů je výhodné doplnit pořadové číslo zleva nulami na ''uvést kolik (pevný počet)'' číslic.<br>Příklad: 00123
# Je-li inventární číslo uvozeno označením inventární řady sestávajícím pouze z nenumerických znaků, neodděluje se nijak od čísla pořadového.<br>Příklad: Ab00123
# Je-li inventární číslo uvozeno označením inventární řady obsahujícím numerické znaky, odděluje se od pořadového čísla pomlčkou.<br>Příklad: D7-00123
# Obsahuje-li inventární číslo část oddělenou od pořadového čísla lomítkem, nahradí se lomítko pomlčkou (i když jsou písmenka).<br>Příklad: 00123-a
# Je-li snímků více, odliší se apendixem odděleným od inventárního čísla ''podtržítkem; pro zadní stranu "re", pro druhý a další snímek "sn", pro detail "det", v kombinaci s pořadovým číslem snímku či detailu.''<br>Příklad: 00123_re3
# Apendixy lze v uvedeném pořadí i kombinovat, navzájem se oddělují ''podtržítky''.<br>Příklad: 00123_re_det3
# U originálních souborů popisuje předposlední apendix rok a měsíc pořízení souboru. Při vytváření odvozených variant (náhledové kopie, výřezy atd.) se tento apendix ze jména souboru odstraňuje a odvozené varianty se ukládají na jiná media, případně v jiném adresáři (složce).<br>Příklad: 00123_re_det3_2005-09
# Posledním apendixem je vždy přípona označující typ datového formátu. Používají se přípony obvyklé v daném operačním systému a oddělují se od zbytku názvu souboru tečkou. ''V případě vícenásobného kódování (komprese) lze použít několik přípon.''<br>Příklad: 00123_re_det3_2005-09.tif
# Jméno souboru nesmí obsahovat mezery, písmena mimo standardní anglickou abecedu a další znaky nepovolené na úrovni operačního systému.

''Lze doplnit či upravit podle vlastních specifik. V pochybnostech doporučujeme konzultovat s CITeM.''

===Připojení souboru k textové informaci v databázi===
Informaci o sbírkovém předmětu je možno z hlediska ochrany považovat za definitivní teprve v okamžiku, kdy je obrazová informace (resp. odkaz na ni) propojena s textovou.

''Propojení se provádí v příslušné oborové aplikaci databázového systému Demus na kartě Dokumenty - nalistovat nebo zapsat jméno a umístění souboru (souborů).
V případě použití jiného software pro evidenci sbírek upravit předchozí řádek !''

===Ukládání a zálohování===
Obrazová data ukládá ''pracovník pověřený digitalizací'' na dvě místa: pevný disk vlastního počítače a síťový disk ''N:data'', jenž je pravidelně ''(uvést jak často)'' automaticky zálohován na jiný fyzický disk. Za toto zálohování odpovídá správce sítě.

Vždy po zpracování dostatečného množství dat provede na výzvu pracovník digitalizačního pracoviště archivaci souborů na dvě shodná media CD-R nebo DVD-R. Media se označují názvem muzea, názvem oddělení (pracoviště), pořadovým číslem a datem pořízení. Jeden exemplář media se ukládá v archivních pořadačích na digitalizačním pracovišti. Druhý je považován za bezpečnostní duplikát a předává se k uložení ''na vyhrazené místo mimo sídlo muzea , nebo alespoň do trezoru mimo sbírkové fondy''.

Provázanou textovou databázi v systému ''Demus/BACH/apod.'' průběžně kopíruje příslušný zpracovatel databáze na síťový disk ''N:data''. Digitalizační pracoviště archivuje minimálně jednou ročně textové databáze na media CD-R nebo DVD-R, která jsou následně uložena obdobným způsobem jako media s obrazovými a zvukovými daty.

Digitalizační pracoviště vytváří a udržuje databázi všech archivních medií. Ke každému mediu obsahuje seznam jmen všech souborů na mediu + kontrolní součty* + cesty k původnímu místu uložení, stručný slovní popis obsahu media, datum vytvoření a místo uložení media. Databáze se aktualizuje vždy současně s archivací na CD-R nebo DVD-R.

''<nowiki>*</nowiki> Poznámka: Kontrolní součty indikují dva typy změn v archivovaných datech: poškození dat v důsledku fyzikálního narušení media (vznik chyb, nečitelnost) a záměrné podvržení souboru s jiným obsahem (pokus o krytí ztráty dat, sabotáž). Pro vytváření kontrolních součtů lze využít tzv. hash funkce, které jsou implementovány v bežně dostupném archivačním softwaru.''

===Kontrola a obnova===
Co nejdříve po obrazové digitalizaci a propojení s textovou databází provádí správce sbírky namátkovou kontrolu. Zaměří se na:

:a) souhlas inventárního čísla na snímku s názvem souboru a s číslem v textové databázi,

:b) souhlas vyobrazení předmětu s popisem předmětu v textové databází,

:c) kvalitu a výpovědní hodnotu obrazové informace ve vztahu k cílům digitalizace,

:d) kvalitu a výpovědní hodnotu textové informace.

Zjištěné chyby je povinen sepsat a zajistit provedení oprav (ad a, b) nebo iniciovat nápravu ve smyslu zpřísnění kvalitativních požadavků na snímaná data a opětovného snímání (ad c) nebo oprav textového popisu (ad d). Do doby odstranění chyb jsou postižené datové soubory (ad c) uchovávány separátně.

Digitalizační pracoviště kontroluje každý rok namátkově čitelnost 5% archivních medií.
Čitelnost každého media se kontroluje po pěti letech od jeho pořízení. Stejný postup aplikuje každé oddělení na media uložená v jeho správě.

Nečitelné medium, nebo medium zjevně se blížící konci své fyzické životnosti, se ihned nahradí kopií z druhého zdroje.

''Údaje týkající se namátkových kontrol medií lze adaptovat na místní podmínky. Vždy je však třeba mít na paměti kritický význam čitelnosti medií pro práci s digitálními daty!''

Digitalizační pracoviště zodpovídá za převod všech souborů na nová media při přechodu na nové technologie ukládání dat a po skončení životnosti dosavadních medií podle údajů výrobce. Při zjištění ztráty digitální sbírkové dokumentace, kterou nelze ze stávajících záloh plně obnovit, podává digitalizační pracoviště písemné hlášení vedoucímu organizace. Pro případ eventuálního vyčíslení výše škody na digitální dokumentaci se tato účetně ohodnocuje pořizovací cenou podle platných předpisů.

[[Category:Digitalizace]]