ORGANIZAČN͍ ZAJIŠTĚNÍ DIGITALIZACE

Kapitola z příručky Digitální dokumentace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty

Práce spojená s digitalizací vyžaduje součinnost mnoha kvalifikovaných odborníků různých profesí. Zároveň je nezbytná dokonalá koordinace všech probíhajících činností, aby nedocházelo ke zbytečným prostojům při práci s obtížně dostupným a finančně náročným vybavením, ke ztrátám na kvalitě dat v důsledku jejich nedbalého zpracování nebo dokonce k poškození digitalizovaných objektů.

Cíl

Každý projekt nebo dlouhodobý program vyžaduje odborné zdůvodnění, na základě kterého lze kvalifikovaně rozhodnout o jeho schválení či zamítnutí. Digitalizace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty má většinou stanovený jeden základní cíl (obvykle vědecká dokumentace, evidence pro případ ztráty nebo krádeže) a řadu dalších podružných cílů, ke kterým lze digitální výstupy využít (tvorba průvodců a katalogů, prezentace na internetu atd.).

Stanovený cíl musí být realistický s ohledem na prostředky, které jsou pro jeho dosažení k dispozici.

Plán

Práce spojené s digitalizací mohou probíhat buď formou programu (kontinuálně v neohraničeném časovém období), anebo formou projektu (v předem daném rozmezí týkajícím se času i objemu prací).

Plán sestavuje garant digitalizace - odpovědný pracovník instituce, která konkrétní digitalizační projekt (program) iniciovala. Plán slouží k posouzení oprávněnosti a efektivity navrhované akce a po jejím schválení k řízení postupu prací, jejich kontrole a hodnocení.

Plán by měl obsahovat vymezení předmětu digitalizace s uvedením primárního účelu a priorit, časový harmonogram, navrhované pracovní postupy, finanční, materiální a personální požadavky.

Předmět digitalizace

Musí být volen s ohledem na omezené zdroje organizace tak, aby byla digitalizace přednostně prováděna v případech, kdy hrozí nebezpečí z prodlení a u cennějších objektů. Teprve poté je možné přistoupit k rozšíření digitální dokumentace na další objekty. Priorita digitalizace se posuzuje zejména na základě ohrožení objektu a stupně jeho významu.

Vlastní priorita digitalizace je výsledkem kombinace míry ohrožení a významnosti objektu. Vodítkem je následující tabulka, kde jsou objekty seřazeny od prioritních (1) po okrajové (12):

	Ohrožení	A	B	C
Význam		Existenčně ohrožené	Narušované	Stabilní
1	Globální	1	3	6
2	Národní	2	5	9
3	Regionální	4	8	11
4	Lokální	7	10	12

Toto rozdělení samozřejmě nemůže postihnout drobné nuance v jednotlivých parametrech významných pro určení priority digitalizace. Priorita se může v průběhu i velmi krátkého časového intervalu změnit v důsledku neočekávaných vlivů (povodně, změna správce/vlastníka, úprava zákonných norem...). Nezřídka vstupují do hry i další organizační faktory, které mohou prioritu obousměrným způsobem změnit (např. možnost společné digitalizace relativně méně prioritního objektu patřícího do uceleného souboru vysoce prioritních, dostupnost již existujících digitálních verzí, nákladová stránka digitalizace atd.). V menším muzeu plně postačí omezit se na vytipování privilegované skupiny sbírkových předmětů pro přednostní digitalizaci.

Časový harmonogram

Garant digitalizace je povinen před jejím zahájením stanovit postup prací, jejich časovou souslednost, popř. vazbu na období v průběhu roku.

Návaznost prací

Pracovní postupy uplatňované při digitalizaci jsou obvykle sledem prací, které na sebe striktně navazují. Je nutné stanovit konkrétní postup, podle kterého bude digitalizace probíhat a způsob předávání výsledků jednotlivých operačních kroků.

Sezónní rozvržení

Řadu terénních prací nelze vykonávat v klimaticky nebo jinak nepříznivých obdobích roku (obvykle zima); naopak v době špičkových prací musí být zajištěn dostatek pracovníků i dalších zdrojů umožňujících hladký průběh digitalizace. V zimním období pak bývá možné soustředit se na provádění některých přípravných nebo dokončovacích prací.

Navrhované postupy

Zmiňují se jak pracovní postupy předpokládané na základě předchozích digitalizací, tak i alternativní postupy umožňující dosažení vyšší kvality výstupů nebo nižší finanční a materiálové náročnosti. Vhodné je zmínit i náhradní postupy, které by byly aplikovány v případě později zjištěné nepoužitelnosti (nevhodnosti) obvyklých pracovních postupů.

Postupy uplatňované při digitalizaci musejí vycházet z kodifikované a v organizaci schválené metodiky digitalizace a nesmějí porušovat závazná pravidla manipulace se sbírkovými předměty, archiváliemi atd. Je třeba si uvědomit, že digitální dokumentace vyžaduje často jiný způsob manipulace s předměty a přístupu k dokumentovaným jevům, než jaký je běžný v každodenním provozu instituce. Nedostatečně školený personál nebo neověřené pracovní postupy pak mohou způsobit škody na nenahraditelných objektech.

Lze předpokládat, že tentýž typ objektů, jaký bude předmětem digitalizace, byl už v minulosti jinde obdobným způsobem zpracováván. U běžnějších typů objektů jsou dostupné i pilotní metodiky ověřené v praxi.

Finanční, materiální a personální požadavky

Při digitalizaci se ve velké míře uplatňuje moderní snímací a výpočetní technika, jejíž nákup představuje nezanedbatelnou (a často rozhodující) část nákladů. Veškeré zařízení velmi rychle morálně i technicky zastarává a je tedy nezbytné využívat jeho kapacitu již od počátku v maximální možné míře.

Vlastní jednotkové náklady na samotnou digitalizaci se skládají z minimálních režijních výdajů (el. energie, spotřební materiál) a naopak poměrně vysokých mzdových nákladů. Přestože řadu pomocných prací lze svěřit pomocnému personálu, klíčové kroky digitalizačního postupu, které rozhodují o konečné kvalitě výstupů, jsou závislé na zodpovědné práci plně kvalifikovaných a tedy i odpovídajícím způsobem honorovaných profesionálů.

Protože by se digitalizace měla postupně stát běžnou metodou dokumentace (podobně jako dnes fotografická dokumentace nebo evidence na inventárních kartách), lze jen doporučit smluvní spolupráci více partnerských institucí při co nejintenzivnějším provozu digitalizačního pracoviště. Do nákladů projektu se pak mimo interních zdrojů zahrnují i recipročně poskytnuté zdroje spolupracující instituce. Snížení investičních nákladů lze samozřejmě dosáhnout i vhodným výběrem externí dodavatelské firmy. V praxi však tato cesta často naráží na neschopnost domluvy a potíže přináší i nutnost transportu digitalizovaných předmětů nebo techniky.

Alternativou je využít pro digitalizaci služeb externí specializované firmy. Vedle nesporných výhod to představuje i vyšší cenu a riziko necitlivé manipulace se sbírkovými předměty.

Možná rizika

Jako komplexní aktivita závislá na mnoha faktorech může být digitalizace snadno ohrožena nepříznivými okolnostmi. Identifikovat okolnosti, které by mohly vést ke zpoždění, ohrožení kvality nebo dokonce úplnému krachu digitalizace, je otázkou profesionality zpracovatele návrhu a garanta digitalizace.

Finanční problémy

Digitalizační projekt (program) musí mít věrohodně garantované finanční zajištění po dobu svého průběhu.

Pro případ přerušení digitalizace je nutné rezervovat dostatek prostředků umožňujících zakonzervování akce ve stavu, který bude dovolovat alespoň částečné využití dosud získaných digitálních dat a opětovné pokračování digitalizace v budoucnu.

Personální otázky

Digitalizace by z pochopitelných důvodů neměla být závislá na jediné osobě.

V rámci kolektivu zúčastněných spolupracovníků je výhodná jistá míra specializace, nicméně každý z jeho členů musí být alespoň po přechodnou dobu zastupitelný.

Specifické operace s choulostivými objekty a zvláštní digitalizační postupy obvykle vyžadují speciální zaškolení zúčastněných pracovníků.

Autenticita digitalizovaných objektů

Objekty určené k digitalizaci by měly být odborně prověřeny z hlediska jejich autenticity.

Hodnota digitálních dat získaných z neoriginálních předmětů (kopie, podvrhy, plagiáty, záměny) může být sporná až mizivá. To se týká nejen uměleckých děl, ale i dokumentačního materiálu pro vědeckou práci. Na druhé straně lze počítat s výskytem různých historických podvrhů, které mají (při jejich kritickém zhodnocení) nezanedbatelnou dokumentační hodnotu.

Ochrana autorských práv

Je-li jedním z cílů digitalizace i příprava výchozího materiálu pro publikaci, je třeba zajistit posouzení této možnosti z hlediska autorského zákona, popř. dalších předpisů na ochranu duševního vlastnictví. Problematika je značně obsáhlá a vymyká se vlastnímu tématu digitální dokumentace.