Na počátku všeho stálo postupné budování sítě regionálních galerií, jejíž základy vznikaly v druhé polovině padesátých let dvacátého století, celková podoba, která vycházela z místních podnětů, reprezentovaných jednotlivými aktivními tvůrci, se však dotvářela v šedesátých letech, v období relativního rozkvětu a modernizace české společnosti. Národní galerie v Praze sehrála ruku v ruce s Ministerstvem kultury důležitou roli inspirátora a pomocníka v celém procesu. Do celé řady nově vznikajících institucí zapůjčila kvalitní díla ze svých depozitářů, aby posílila úroveň stálých expozic galerií. Vzala na sebe také roli metodického rádce při naplňování všech základních rolí galerií. Odborná konzultační činnost a metodická pomoc byla definována zákonem o muzeích a galeriích. Národní galerie v Praze z tohoto titulu také vytvořila Oddělení regionálních galerií, které zprostředkovávalo veškerou pomoc v rámci celé sítě. Dlužno říci, že oddělení, stejně jako celá Národní galerie, svým vlivem výrazně napomohlo etablování institucí jako center odborné uměleckohistorické práce v regionech. Pomáhalo rovněž v pozdějším období normalizace, kdy často hájilo pozice galerií vůči ideologickým tlakům místních, okresních a krajských správ.

V druhé polovině sedmdesátých let se začala z iniciativy bývalého ředitele Národní galerie v Praze Jiřího Kotalíka budovat centrální kartotéka děl ze sbírek regionálních galerií. Prvotním impulsem jejího vzniku byla představa, že by bylo užitečné mít po ruce soupis děl s jejich fotografiemi, který by mohl posloužit tvůrcům výstav jednotlivých autorů či jinak koncipovaných projektů. Nemusely by se tak složitě pořizovat seznamy děl v jednotlivých institucích. Různým badatelům by se zároveň umožnil přístup k informacím o bohatství sbírek v celorepublikové galerijní síti. Do práce byly zapojeny všechny galerie, které pořizovaly „malé kopie“ svých vědeckých karet všech děl. Byly vybaveny všemi důležitými údaji, které identifikovaly jednotlivé dílo (od inventárního čísla po signaturu). Nejdůležitějším prvkem karty byla černobílá fotografie, která poskytovala základní představu o kvalitě a stylové charakteristice díla. Oddělení regionálních galerií řadilo díla nejprve podle jednotlivých galerií. Pořizovalo však také kopie karet tak, aby mohla být paralelně vytvářena druhá řada tříděná podle autorů. Kartotéka byla od počátku živým organismem, který se průběžně doplňoval o nové přírůstky galerií. Brzy po roce 1989 bylo Oddělení regionálních galerií zrušeno. Kartotéka se „zastavila ve vývoji“. V devadesátých letech se galerie musely vyrovnat s procesem restitucí. Postihly je tak i úbytky sbírkových předmětů, které však již nebyly v centrální evidenci reflektovány. Kartotéka nebyla od té doby aktualizována. Byla postupně přestěhovávána na různá místa v Národní galerii. Stále však sloužila badatelům k nahlédnutí. V některých obdobích však bohužel nebyla vůbec přístupná. Dnes je umístěna v oddělení dokumentace Národní galerie.

Kartotéka představovala ve své době velký pokrok. Využívala ji celá řada badatelů a odborných pracovníků, kterým sloužila pro vytváření základních soupisů uměleckých děl. Byla důležitým zdrojem souhrnných informací o celkové podobě tvorby jednotlivých autorů. Umožnila kurátorům koncipovat výstavní projekty, usnadnila práci v oboru studentům i všem zájemcům o výtvarné umění. Stala se důležitým předchůdcem nových metod evidencí, jejichž charakter se mohl výrazně pozměnit v souladu s technickým pokrokem a rozvojem digitálních technologií.

Myšlenka obnovit centrální kartotéku sbírek, tentokrát v elektronické podobě a s využitím dat ze systému Demus01, který jednotlivé instituce používají pro evidenci a popis svých sbírek, vznikla v roce 2008 na půdě Rady galerií České republiky. Do projektu se zapojily všechny členské instituce. Partnerem RG se stalo zcela přirozeně metodické centrum CITeM při Moravském zemském muzeu v Brně, mimo jiné také autor dokumentačního systému Demus01.

Pro zobrazování dat byla vyvinuta nová verze aplikace ProMuS, pro datové transakce z Demusu01 do Registru uživatelsky jednoduchá aplikace Převaděč. Registr byl vybaven rozsáhlým vyhledávacím a řadícím aparátem, který umožňuje pracovat nad celou databází. Registr se skládá ze dvou tabulek – Instituce a Sbírky, obě tabulky mají dvě úrovně zobrazování – přehled a detail a jsou doplněny nástroji pro vyhledávání a řazení záznamů. Vše z dílny metodického centra CITeM.

A čím má být Registr a co jsou jeho hlavní cíle. Je to první databáze, která představí výtvarné umění českých galerií na internetu v ucelené podobě (26 galerií a muzeí umění, cca 300 000 sbírkových předmětů). Za cíle si klade:

• zpřístupnit odborné veřejnosti sbírky výtvarného umění za účelem vyhledávání děl pro výstavy a další badatelské účely,
• zpřístupnit sbírky výtvarného umění laické veřejnosti,
• ukázat propojení muzejních autorit a sbírek výtvarného umění a učinit tak první krok ke sdílení dat mezi paměťovými institucemi.

Projekt Registr sbírek výtvarného umění má bezpochyby klíčový význam pro práci Rady galerií ČR, prezentaci Rady na veřejnosti a kontakt s ní. Soudobou přitažlivou formou seznamuje nejširší veřejnost s neobyčejným bohatstvím uměleckých sbírek jednotlivých členských institucí a upozorňuje tak na nezastupitelnou důležitost výtvarného umění jako součásti národního kulturního dědictví, které nás legitimuje jako svébytný národní subjekt ve sjednocující se Evropě a globalizovaném světě.