11 kroků k uchování digitálních dat

Jeden z příspěvků přednesených na nedávné konferenci „Museums and the Web 2006“ v americkém Albuquerque obsahoval mimo jiné shrnutí postupů pro zajištění dlouhodobé trvanlivosti digitálního obsahu. Autorky z Národní lékařské knihovny USA daly jedné z kapitol dokonce příznačný název – Příručka pro přežití. Komu se nechce studovat plný text, může strategii pro přežití svých digitálních dat v technologické počině konfrontovat alespoň s velmi volným českým překladem.

Následující taktická doporučení mohou přispět k udržení dlouhodobé funkčnosti digitální knihovny nebo obecně jakékoli digitální sbírky.

• Ztotožněte se s vytčenými základními principy a doporučeními. Pro inspiraci poslouží zkušenosti ostatních, pokročilejších kolegů. Na jejich základě je možné vytvořit vlastní institucionální metodiku správy digitálních dat, která by se v průběhu doby neměla nahodile a bezmyšlenkovitě měnit.
• Průběžně monitorujte technologický vývoj v HW i SW oblasti. Jen tak lze úspěšně předpovídat, které technologie jsou perspektivní a záhy nahradí ty dnešní. Nebojte se požádat o radu odborníky!
• Udržujte a průběžně upgradujte technické vybavení. I když se budete snažit o maximální prodloužení jeho životnosti, neměla by se zanedbávat nezbytná obměna „strojového parku“. Zatímco v amerických podmínkách se provádí každé 3-4 roky, v našich muzeích je to spíše 5-10 let. Jistě ne proto, že bychom se k počítačům chovali ohleduplněji…
• Totéž platí ve vztahu k programovému vybavení. Už při instalaci softwaru je vhodné myslet na to, že žádné řešení není konečné a za několik let bude třeba instalovat novou verzi nebo zcela odlišný programový produkt. Systém, který neumožňuje efektivní export dat, se stává černou dírou a pastí na data!
• Obnovujte a průběžně vyměňujte záznamová média. Stejně jako jakékoli jiné hardwarové vybavení, ani disky a pásky nejsou věčné. Na nutnost zálohování pak mnohé ignoranty upozorní až fatální ztráta dat při havárii.
• Stále prověřujte platnost a používanost standardů, metodik a doporučených postupů. Žádné pravidlo není vytesané do koamene a může podléhat změnám, úpravám, vylepšením, které přináší praxe. Lpění na dávno mrtvých standardech není známkou zdravého konzervativizmu, ale zkostnatělého úsudku.
• Počítejte s tím, že obsah sbírek se může v průběhu času měnit např. díky akvizicím dalších digitálních objektů. V úvahu je třeba brát i existenci dynamicky se měnících digitálních objektů udržovaných v aktuální podobě.
• Buďte připraveni na rostoucí nároky – jak co do objemu fyzických i digitálních sbírek, tak i požadavků na jejich zpracování a údržbu. Nebojte se netradičních postupů; vždy ale bez ohrožení bezpečnosti sbírek.
• Zajistěte svůj projekt profesionály s kladným vztahem k novým technologiím. Specialisté na jednotlivé obory muzejní práce by měli být schopni rozvíjet své znalosti i za hranice profese.
• Berte ohled na soukromí ostatních. Obavy ze zpřístupnění (polo)soukromých údajů příliš velkému okruhu lidí mohou odradit potenciální dárce sbírkových objektů. Počítejte s tím, že údaje publikované na internetu lze použít (zneužít) i jiným způsobem, než jaký byl původně zamýšlen.
• Každá taktika zajišťující přežití vašich informací se jednou může změnit. Dnes je hlavním distribučním médiem internet. Pamatujete na dobu kdy žádný internet nebyl? Buďte adaptabilní! Není-li právě teď k dispozici žádné ideální řešení, postupujte po malých krocích, dokud dlouhodobě fungující řešení nenajdete.