Koncepce tvorby digitální dokumentace
Z WikiCITeM
Tento text vychází z obecné příručky Digitální dokumentace objektů kulturní, historické a vědecké hodnoty (CITeM 2005). Digitální dokumentace představuje rozšíření dosavadní převážně textové dokumentace. Pro potřeby tohoto vzorového materiálu používáme místo "tvorba digitální dokumentace" stručnější výraz "digitalizace".
Stejně jako se při klasické dokumentaci muzealit postupuje systematicky, organizovaně a podle specifických pravidel jednotlivých muzejních a galerijních oborů, měla by se i koncepce tvorby digitální dokumentace stát součástí dokumentační strategie každé jednotlivé sbírkotvorné instituce. Následující text je návodným vzorem jak takovou koncepci uspořádat a na co v ní určitě nezapomenout. Logicky by se samozřejmě mělo přihlížet i ke specifických poměrům např. malých nebo úzce specializovaných muzeí a galerií.
Koncepce tvorby digitální dokumentace
Název instituce
Organizační uspořádání
- Členění instituce do ústavů, oddělení, pracovišť.
- Řady přírůstkových a inventárních čísel
- označení (prefixy)
- způsob vedení (v knihách, v databázi)
- Podsbírky zapsané v CES
- název
- správce (odpovědný odborný pracovník)
- počet inventárních čísel
- počet sbírkových předmětů
- Popis digitalizačního pracoviště (bylo-li v instituci zřízeno)
- vznik
- historie
- úkoly
- integrace do organizační struktury instituce
- Informace o pracovnících, jejichž úkolem je digitalizace
- funkční zařazení
- velikost úvazku
- případné plnění dalších úkolů.
Úroveň a množství existující digitální dokumentace
- Časové členění dosavadního postupu digitalizace v organizaci
- období
- stručný popis digitalizované skupiny předmětů
- množství zpracovaných předmětů
- typ digitálních dat (text, obraz, video, zvuk)
- používaný databázový systém
- zhodnocení aktuální použitelnosti dat
- Zapojení do probíhajících digitalizačních projektů
- název a náplň projektu
- zodpovědná osoba
- spolupracující subjekty
- časové ohraničení
- příp. další údaje
Technické a softwarové vybavení
- Vlastní technické vybavení (digitální fotoaparáty, kamery, skenery, vybavení fotostudia, popř. další zařízení)
- Rozdělení techniky mezi jednotlivá oddělení a pracoviště
- Samostatně výpočetní technika (uvádět pouze počítače s parametry dostatečnými pro zamýšlený účel použití!)
- zvlášť zmínit důležitá interní zařízení (střihové karty, řadiče SCSI, speciální A/D převodníky, atd.)
- používaný operační systém.
Objasnění cílů a záměrů digitalizace
- Obecný nástin hlavních důvodů k provádění digitalizace (zpřístupnění fondů, doplnění evidence, dokumentace pro ISO...).
- Způsob výběru předmětů pro různé techniky digitalizace, předpokládaný počet vybraných předmětů a jejich podíl na sbírkovém fondu (odhad).
- Cílový stav
- způsob výběru předmětů pro digitalizaci z nových přírůstků
- podíl na celkovém množství přírůstků (odhad)
- Očekávané výstupy digitálního obsahu
- forma publikace
- cílová skupina
- licenční politika
Časový harmonogram a rozsah prací
- Režie digitalizace (za organizaci)
- pracovník pověřený koordinací prací
- vyčleněná část prac. úvazku
- Dodatečné personální požadavky (externisté, stážisté, brigádníci)
- Časová náročnost digitalizace (podle skupin předmětů)
- odhad průměrné doby potřebné pro digitalizaci (vč. zanesení do databáze) jednoho předmětu
- přepočet na předpokládaný počet předmětů skupiny určených k digitalizaci.
- Doba trvání plánované digitalizace (za celou instituci)
- suma dílčích hodnot z jednotlivých genetických skupin předmětů (viz výše) v hodinách pracovního času
- část úvazku odb. pracovníka dlouhodobě vyčleněná na provádění digitalizace (připočíst případné zlomky úvazků vyplývající ze spolupráce dokumentátorů a další výpomoci !)
- odpovídající délka trvání digitalizace (v letech, 1 rok = cca 1 920 prac. hodin)
- rozdělení na pracovní etapy.
Pro každou (pod)sbírku a každý rok se sestavuje roční plán tvorby digitální dokumentace
- Postup tvorby a schvalování ročního plánu
Popis zvolených postupů a řešení
- Navrhovaný přístup k digitalizaci (externě, interně, ve spolupráci s jinými institucemi...)
- Míra spolupráce jednolivých pracovišť v organizaci na digitalizaci
- Rozdělení úkolů a kompetencí
- Převažující digitalizační technologie, zajištění jejich dostupnosti na pracovištích.
- Následné zpracování digitálních dat
- stávající softwarové nástroje
- požadavky na nákup licencí a upgrade.
- Databázové aplikace
- označení
- výrobce (dodavatel)
- platforma
- požadavky na nákup licencí a upgrade
- Produkční datové sklady
- přístupová pravidla
- způsob zabezpečení
- tvorba a uložení záloh
- Závazné vnitřní směrnice, použité standardy
- Způsob školení a doškolování zainteresovaných pracovníků
Finanční náročnost digitalizačního projektu
- Investiční požadavky (redislokace pracovišť, opravy, úpravy, zabezpečení atd.)
- Hardware (jednotlivé požadované položky)
- značka & název (jsou-li již známy)
- předpokládaná cena
- zdůvodnění
- Software (jednotlivé požadované položky)
- název
- výrobce
- předpokládaná cena (neuvádí se v případě OEM dodávek s cenou zahrnutou v ceně HW)
- zdůvodnění
- Externí služby
- Ostatní osobní náklady
- Předpokládaná suma prostředků na provoz v dalších letech (odhad), způsoby financování
datum:
zpracoval:
schválil: